Régularisation de charges locatives : Tout ce que vous devez savoir

Découvrez tout sur la régularisation de charges locatives et son importance dans la gestion de biens immobiliers. Comprenez les dépenses récupérables, les étapes du calcul, et comment éviter les litiges avec les locataires. Optimisez la régularisation des charges pour une gestion locative transparente et équitable.

Qu'est-ce que la régularisation de charges locatives ?

Définition des charges locatives

Les charges locatives, également appelées charges récupérables, sont des dépenses liées à l'utilisation et à l'entretien d'un bien immobilier loué et dont joui le locataire. C’est pourquoi ces charges sont attribuables aux occupants du logement.

Les charges locatives comprennent généralement :

• les frais de copropriété ;
• les dépenses pour l'entretien des parties communes (ascenseurs, escaliers, espaces verts…) ;
• les consommations d’énergie comme l'eau, l'électricité et le chauffage (quand c’est collectif) ; et,
• les ordures ménagères (si facturées mensuellement),
• d'autres coûts liés à l'usage du logement.

Ces charges sont payées par le propriétaire et récupérables auprès du locataire. Les charges locatives sont ainsi payées mensuellement par le locataire en plus du loyer. Elles peuvent être ajustées chaque année grâce à la régularisation de charges.

Petite subtilité à savoir : Seules les charges récupérables facturées mensuellement sont sujettes à régularisation. Si les charges sont établies sous forme d'un forfait dans le contrat de bail, elles ne sont pas récupérables. Cela implique qu'elles ne donneront lieu ni à un remboursement en cas de trop-perçu ni à un complément à payer en cas de sous-évaluation. A éviter si vous le pouvez.

Régularisation de vos charges locatives

La régularisation des charges locatives est régie par la loi ALUR. Le dispositif impose aux propriétaires de procéder à un décompte précis et transparent des dépenses réelles engagées pour les charges afin de régulariser les provisions payées par le locataire.

En effet, à la fin de la période de location, il est fréquent que les charges réelles soient différentes des charges estimées. C'est là que la régularisation de charges entre en jeu.

Une fois par an, le propriétaire doit calculer précisément les charges réelles encourues et les comparer aux charges payées par le locataire. Si les charges réelles sont inférieures aux charges payées, le locataire a droit à un remboursement du trop-payé. En revanche, si les charges réelles sont supérieures aux charges payées, le locataire devra payer la différence au propriétaire.

Cette régularisation permet de garantir une juste répartition des charges entre le propriétaire et le locataire. Et bien gérer vos régularisations de charges locatives permet d'optimiser la rentabilité de votre investissement immobilier.

Comment fonctionne la régularisation de ces charges ?

Pour réaliser la régularisation, le processus se déroule en plusieurs étapes :

1. Collecte des informations : Le propriétaire ou le gestionnaire immobilier rassemble toutes les factures et justificatifs des dépenses liées aux charges locatives. Pour obtenir la liste des charges récupérables, rdv sur le site gouvernemental : https://www.economie.gouv.fr/particuliers/proprietaire-bailleur-charges-recuperables-locataire
2. Calcul des dépenses réelles : Calculez le montant total des dépenses réelles pour chaque charge identifiée. Vous déterminez ainsi le montant exact des charges encourues pendant la période concernée.
3. Comparaison avec les provisions : Comparez à présent le total des dépenses réelles avec les provisions versées par le locataire chaque mois ou trimestre. Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, le locataire a payé trop. Vous le remboursez de la différence. Si les provisions sont inférieures aux dépenses réelles, le locataire doit payer la différence.
4. Régularisation et ajustement : Vous pouvez transmettre au locataire le tableau récapitulatif et l’informer du résultat de la régularisation. Si un remboursement est dû, effectuez-le dans les meilleurs délais. Si le locataire doit payer un complément, indiquer le délai pour régler cette somme.

La régularisation des charges locatives doit être réalisée de manière transparente et en respectant les règles définies par la loi. Le locataire est en droit de demander des justificatifs et de contester la régularisation. Pour éviter tout litige, nous vous recommandons de tenir une comptabilité précise des charges. Vous pourrez ainsi fournir au locataire les documents justificatifs nécessaires lors de la demande de régularisation.

En cas d'impayé des charges locatives, vous pouvez faire valoir la clause résolutoire du contrat de bail. Nous vous conseillons également de souscrire à une assurance loyer impayé qui couvre les sinistres concernant les charges locatives et leurs éventuelles régularisations.

Notre agence immobilière WIMMO a développé une expertise en gestion locative depuis plus de 15 ans. Nous répondrons à toutes vos questions pour assurer la juste répartition des charges conformément à la législation.

Quel est le délai pour régulariser les charges locatives ?

Le délai pour demander la régularisation des charges locatives est généralement d'un an à partir de la date de clôture de l'exercice comptable. Nous vous invitons donc à le faire chaque année à la même période. Les régularisations sont généralement faites à la fin de chaque période de régularisation, qui correspond à une année civile. Bien sûr, il est également nécessaire de demander une régularisation au départ du locataire.Le délai de prescription pour les impayés de charges est, quant à lui, de 3 ans. Vous pouvez en effet réclamer tout paiement de charges ou de loyers non réglés dans un délai de 3 ans à compter de la date à laquelle la dette est due.

De la même manière, si le locataire a payé un trop-perçu de charges, il peut demander le remboursement jusqu'à 3 ans après la date à laquelle le trop-perçu a été versé.

Et si le locataire a déjà quitté le logement ?

Quand votre locataire quitte le logement, vous précédez à un état des lieux de sortie. Il en découle un décompte mettant en évidence ou pas des dégradations. S’il y a dégradations, vous pourrez alors retenir cette somme sur justificatif sur le dépôt de garantie.

Mais si le logement est en copropriété, vous pouvez également conserver 20 % du dépôt de garantie pour une future régularisation de charges. Cette dernière devra intervenir au plus tard dans le mois de la réception du décompte annuel des charges envoyée par le syndic.

En conservant 20 %, vous vous assurez le paiement d’une éventuelle régularisation en faveur du propriétaire alors même que votre locataire est parti.