Fonctionnement d’une copropriété : tout comprendre en 5 minutes

De nombreux propriétaires qui louent leur logement ne prennent pas le temps ou n’arrivent pas à comprendre le fonctionnement d'une copropriété. C'est encore plus vrai s’ils ne sont jamais allés en assemblée générale ou ne sont pas propriétaires de leur résidence principale en copropriété. Or pour la bonne gestion de votre location, il est indispensable de connaître les bases du fonctionnement d'une copropriété. 

Les investissements locatifs à Bordeaux servent le plus souvent à se constituer un patrimoine, payer moins d’impôts ou avoir un revenu complémentaire. Le fonctionnement et les problèmes de copropriété sont souvent secondaires.

Les clients bailleurs ou locataires de WIMMO ont eu des explications à ce sujet lors de la signature du mandat de gestion ou du bail. Cet article vous rappelle en 5 minutes tout ce qu’il faut savoir sur la copropriété. 

Nos conseillers immobiliers répondent aux principales questions pour vous aider à tout comprendre sur le fonctionnement d'une copropriété : 

• Comment fonctionne une copropriété ?
• Comment calculer les charges communes ?
• Pourquoi le locataire ne vous rembourse pas toutes les charges de copropriété ? 
• En quoi consiste la régularisation ? Est-elle obligatoire ?
• Quels sont les droits des locataires et du bailleur à ce sujet ?
• Quel est le rôle de votre gestionnaire WIMMO ?

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 _{Résidence les Adryades (Gradignan)}

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_{A noter que WIMMO n'est pas un syndic de copropriété. L'agence de Pessac est spécialisé en gestion locative sur Bordeaux métropole depuis 2007. En tant que gestionnaire de logements en copropriété pour le compte de nos clients bailleurs, nous en connaissons parfaitement le fonctionnement et les rouages.}

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Définition et fonctionnement d'une copropriété

Définition d'une copropriété

Une copropriété est un ensemble immobilier qui appartient à plusieurs personnes.

Fonctionnement d'une copropriété

Elle se compose de parties privatives et de parties communes.

Parties privatives 

Les parties privatives en copropriété désignent les parties d'un immeuble ou d'une unité de logement, exclusivement réservées à l'usage et à la jouissance d'un copropriétaire spécifique. Ces parties comprennent donc les espaces intérieurs tels que les appartements, les balcons, les jardins privatifs, ainsi que les caves ou les garages attribués à un copropriétaire en particulier.

Les parties privatives sont ainsi distinctes des parties communes.

Parties communes de la copropriété

Inversement, les parties communes en copropriété désignent les espaces, équipements et installations destinés à l'usage et à la jouissance collective de tous les copropriétaires d'un immeuble.

Elles incluent généralement des éléments tels que les halls d'entrée, les escaliers, les couloirs, les ascenseurs, les parkings, les jardins communs, ainsi que les équipements collectifs tels que les systèmes de chauffage, les canalisations ou les réseaux électriques. Les planchers et murs porteurs, la charpente et toiture sont des parties communes. Car ces éléments sont essentiels à la solidité du bâtiment et au couvert. Les coffrages techniques dans lesquels passent les gaines et les réseaux sont également des parties communes.

Certains balcons, loggias, terrasses, jardins sont aussi des parties communes même si vous en avez la jouissance exclusive. Vous ne pouvez donc pas faire ce que vous voulez sur ces espaces communs.

Conformément aux dispositions du règlement de copropriété et aux décisions prises lors des assemblées générales, l'ensemble des copropriétaires gèrent entretiennent collectivement les parties communes.

Règlement de copropriété

Le règlement de copropriété remis par votre notaire lors de la signature de l’acte désigne les parties communes et les parties privatives. Il fait partie des documents obligatoires à la vente immobilière. Il précise également les interdictions comme pour exemple, mettre du canisse au balcon, faire errer des animaux dans une partie commune... Bref, chacun des copropriétaires doit suivre ce règlement intérieur dans le but de respecter l’harmonie architecturale du lieu et ainsi mieux vivre ensemble.

Plus largement, ce règlement se matérialise sous la forme d'un document écrit qui établit les règles de fonctionnement de la copropriété. Il définit les droits et les obligations des copropriétaires et de leurs locataires.

Tantième ou quote-part de copropriété

Est annexé, au règlement de copropriété, un état descriptif de division des parts qui indique les tantièmes attachés à chaque lot. Les tantièmes ou quotes-parts de copropriété représentent l'ensemble des surfaces, services et équipements communs (chauffage collectif, ascenseur...) d'un bien immobilier attribué à chaque propriétaire.

Dans le fonctionnement en copropriété, plus un logement est grand et plus il a de tantième. Ces tantièmes ont deux utilités principales en copropriété :

• Elles permettent au syndic de calculer la répartition des dépenses (charges spéciales de copropriétés courantes, réfection et travaux)

Exemple : Vous êtes propriétaire d’un appartement avec 115/100 millièmes et un parking avec 10/1000èmes. Lorsque la copropriété dépense 10 000 €, vous devrez payer 1 150 € pour votre logement et 100 € pour votre stationnement.

• Elles permettent de faire voter les résolutions d’assemblée générale en proportion de vos tantièmes

Exemple : Dans notre cas, lors d'une AG de copropriétaires, vous avez un droit de vote correspondant à 12,5 %.

Il peut arriver que cela soit plus complexe. Cela est notamment le cas pour des copropriétés disposant de plusieurs bâtiments, entrées… Dans ce contexte, le règlement intérieur peut prévoir des clés de répartitions différentes.

Une clé de répartition des charges pour le bâtiment A, une autre pour le B et une dernière clé pour l’ensemble de la copropriété.

Ainsi si le bâtiment A décide de repeindre le hall, alors le bâtiment B ne paiera pas.

Il peut aussi exister une clé de répartition différente pour les ascenseurs. Une personne au 10e étage paiera plus cher de dépenses d’ascenseur que celui du premier ou du rez-de-chaussée.

Ce règlement de copropriété est donc la base juridique de la gestion d'un immeuble. Aucun occupant ne peut y déroger sauf par résolution votée. Il est donc essentiel de le donner au locataire lors de son entrée pour éviter toute contestation ultérieure.

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_{Résidence Village Bacalan (Bordeaux)}

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Acteurs du bon fonctionnement d'une copropriété 

• Les propriétaires eux-mêmes qui portent le nom de syndicat des copropriétaires
• Le syndic de copropriété qui est celui qui va gérer l’immeuble pour le compte du syndicat,  juridiquement, comptablement, financièrement. Il doit veiller au respect du règlement de copropriété sous peine d'engager sa responsabilité. Le syndic administre et fait appliquer les décisions d’assemblée générale votées par le syndicat de copropriété. Il est élu pour 1 an ou plus. WIMMO recommande en général de voter pour une année.

Une copropriété ne peut pas fonctionner sans contrat de syndic. Celui-ci peut être bénévole, notamment dans les petites copropriétés (petit immeuble, hameau ou lotissement...). Dans ce cas, il est un copropriétaire qui engage sa responsabilité civile.

Le syndic de copropriété peut être professionnel et se fera donc rémunérer pour son travail. En 2023, les honoraires de syndic à Bordeaux se situent entre 170 et 210 € HT par logement et par an pour les copropriétés au-delà de 10 lots.

• Le conseil syndical se compose de membres du syndicat. Les membres sont donc élus et sont en principe les personnes les plus impliquées. Il faut savoir que sans bon conseil syndical, pas de bon syndic. Le rôle du conseil syndical est donc essentiel

Il est recommandé qu’ils soient au moins trois membres et en nombre impair afin de faciliter les décisions votées entre eux.

Nous conseillons, par ailleurs, d’avoir au moins un membre du conseil syndical habitant sur place par bâtiment ou par entrée. En effet, ce dernier généralement plus informé que le reste des copropriétaires. Car il se rend à des réunions consultatives et le syndic le tient informé des décisions, même courantes.

Il contrôle les comptes du syndic de copropriété. Il est recommandé qu’une fois par an, avant l’assemblée générale de copropriétaires, il aille vérifier les factures payées par le syndic. Les membres du conseil syndical ne sont pas rémunérés.

Si vous avez de la disponibilité et souhaitez vous investir pour votre immeuble en copropriété, vous pouvez vous présenter en tant que membre du conseil syndical. Cet investissement vous prendra le temps d’une réunion trimestrielle et une réunion avant l’assemblée annuelle. Mais encore une fois, cela dépend du fonctionnement de votre copropriété.

_{Résidence le carré à Pessac centre (33600)}

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Assemblée générale de copropriété

L'assemblée générale ordinaire 

Pour le bon fonctionnement d'une copropriété, une assemblée générale de copropriétaires est obligatoire une fois par an. Le syndic doit convoquer les propriétaires dans les 6 mois après la clôture des comptes.

Si les comptes de copropriété sont arrêtés au 31 décembre, le syndic doit convoquer pour le 30 juin au plus tard.

Chaque propriétaire doit recevoir la convocation à l'assemblée générale de copropriété au moins 21 jours avant la réunion.

La convocation à l'assemblée générale fait systématiquement état des finances de la copropriété. Il précise également les résolutions à voter concernant les décisions sur la gestion courante des immeubles. Il y a aussi une résolution pour approuver les comptes de l’année précédente et pour voter le budget prévisionnel pour les deux années suivantes.

Les majorités de vote de l'Assemblée générale

Lors d'une assemblée générale de copropriétaires, toutes les décisions ne se prennent pas à la même majorité.

Les résolutions plus simples sont généralement votées à la majorité simple dite article 24, c’est-à-dire la majorité des propriétaires présents ou représentés. C'est le cas pour les votes du budget, l’approbation des comptes ou les travaux d’entretien des parties communes.

Plus une décision est importante, plus la majorité de l'assemblée sera forte.

Les autres majorités article 25, 26 et unanimité sont systématiquement expliquées dans la convocation à l'AG que vous recevez.

Après l’assemblée générale, le syndic adresse au propriétaire le procès-verbal qui fait état des décisions prises.

Un copro qui aurait voté contre ou été absent peut faire annuler les décisions de l’assemblée générale s’il estime qu’elles sont entachées d’une irrégularité de fond ou de forme : erreur sur la majorité, convocation reçue tardivement… Il a deux mois à partir de la réception du procès-verbal pour entamer une procédure auprès du tribunal de grande instance.

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Les résolutions de l'assemblée d'une copropriété 

Le vote du budget : cette décision est certainement une des plus importantes. Le syndic va donc établir, éventuellement avec le conseil syndical un budget prévisionnel, basé sur les dépenses de l’année précédente.

Le vote de ces travaux et de l’entretien : en général quand le montant de ce poste est important, le rôle du syndic est de fournir plusieurs devis comparables.

Si deux devis de ménage sont présentés : un qui passe deux fois par semaine et l’autre une fois, il est difficile de comparer.

Le syndic doit donc rédiger au préalable un cahier des charges suffisamment clair et précis pour que le fournisseur puisse établir des devis comparables.

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Bon à savoir sur l'AG : un copropriétaire peut demander quand il le souhaite que soit rajouter à l’ordre du jour de la prochaine assemblée une résolution : mise en concurrence de l’entreprise des espaces verts, fonds de travaux, autorisation de mettre du canisse sur son balcon, mise en concurrence du syndic, …. tout ce qu’il semble utile pour son lot ou la copropriété. Pour cela, il est essentiel de l’envoyer au syndic en lettre recommandée, avant la réception de la convocation, et d’être très précis dans la demande.

Les dépenses : Elles comprennent en général les honoraires du syndic, l’assurance de l’immeuble, le ménage, l’entretien des espaces verts, des pompes de relevage, de l’ascenseur, du portail. Si elles existent, elles sont souvent obligatoires.

_{Résidence le Club à Mérignac}

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Qu’est ce qu’un bon syndic ? C’est d’abord une question de personne avant d’être une question d’entreprise.  Les relations humaines sont au cœur de ce métier. Le gestionnaire doit être pleinement  investi dans son rôle. Le syndic est un métier difficile qui nécessite de nombreuses compétences techniques, juridiques, comptables.

Il doit être joignable et communiquer facilement.

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Les appels de fonds en copropriété

Quand le budget prévisionnel est voté en assemblée générale, il est appelé ensuite par le syndic en 4 trimestres.

Si le budget est de 10 000 € et que vous possédez 125/1 000èmes, le budget appelé pour vos lots sera de 1 250 €. Vous recevrez alors un appel de fonds trimestriel de 312,50 €.

L’année suivante, les comptes, donc les dépenses, seront (en général) approuvés mais le syndic n’aura pas dépensé exactement 10 000 €.

S’il dépense 11 000 € alors il manquera 1 000 € dans le budget donc 125 € pour vous. Il vous demandera alors dans le prochain appel 125 € de plus pour la régularisation de l’année précédente.

Il éditera et vous enverra également un décompte annuel des charges, appelé aussi récapitulatif annuel des charges. Ce document essentiel pour les propriétaires bailleurs est à envoyer à votre gestionnaire WIMMO. Notre agence immobilière pourra ainsi faire la régularisation annuelle auprès de votre locataire.

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La régularisation des charges locatives 

Les charges mensuelles que paie le locataire viennent vous aider à payer une partie de vos charges trimestrielles. Elles rentrent en compte de le calcul du rendement locatif de votre investissement immobilier.

En général, les charges récupérables se situent entre 60 et 80 % du total appelé au bailleur.

Si votre locataire paie en plus de son loyer 70 euros par mois de provisions pour charges, alors il aura dépensé 840€ dans l’année. Si le récapitulatif de charges précise des charges locatives de 890 €, alors le gestionnaire quittancera aux occupants le mois suivant les 50 € manquants et augmentera les charges à 890 €/12 soit 74 euros par mois.

Attention, si par exemple, votre locataire quitte le logement le 31 janvier 2022 et que les comptes sont arrêtés au 31 décembre alors l’assemblée générale sera au plus tard le 30 juin 2023 et vous recevez le décompte en suivant. Il est donc possible que l'occupant reçoive sa régularisation des charges 18 mois après son départ.

A noter que cette régularisation peut être positive ou négative. Comme l’autorise la législation et afin de vous garantir le paiement d’une régularisation négative, WIMMO conserve systématiquement  20 % du dépôt de garantie lors du départ du locataire.

Un locataire entrant est en droit de nous demander les décomptes des années antérieures pour justifier le calcul de ces provisions. Notre agence immobilière bordelaise avons eu le cas deux fois cette année sur des appartements à Mérignac et à Pessac.

_{Résidence les arpèges à Talence}

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Comment sont calculées les charges récupérables ?

Lorsque le syndic paie une facture pour le compte de la copropriété,  il la comptabilise ou non en charge récupérable et pour cela, il s’appuie sur le décret du 26 août 1987. Vous pouvez le retrouver sur notre site internet : https://www.agence-wimmo.fr/documents-utiles-locataires

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Particularité des résidences neuves

La difficulté de votre gestionnaire quand la résidence est neuve, c’est de prévoir des charges générales pour le locataire alors même qu’il n’y a pas de budget antérieur.

C’est donc notre expérience en gestion locative qui nous dira quel montant semble le plus cohérent.

La première assemblée générale d'une résidence tout juste livrée est très importante. Wimmo vous conseille soit d'y assister, soit de nous donner pouvoir pour participer à l'AG pour votre résidence.

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_{Résidence Epure, à Pessac centre, livraison 2020}

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Le Rôle de WIMMO dans la gestion de votre bien en copropriété

Notre expérience de la copropriété n’est plus à faire.

Ainsi, nous recommandons fortement à nos propriétaires-bailleurs de logements neufs de se rendre à la première assemblée générale ou de nous donner pouvoir.

Ce sont les copropriétaires et non Wimmo qui reçoivent les convocations d’assemblée générale. Il faut malgré tout, que vous preniez le temps de les lire et de nous avertir si une résolution est suffisamment importante pour que l’on vous représente.

Votre agence immobilière Pessac vérifie le décompte annuel des charges transmis par le syndic.

Une fois que le bailleur nous fait parvenir le décompte annuel, nous régularisons la situation comptable du locataire. Votre gestionnaire locatif WIMMO peut ainsi (avec votre accord) proposer des résolutions afin d’améliorer la vie des locataires de votre bien immobilier. Il vous accompagne en cas de difficultés avérées avec le syndic.

L'agence WIMMO assure également le suivi en cas de dégâts des eaux et autres sinistres dommage ouvrage qui touchent les logements confiés.

Nous accompagnons les propriétaires bailleurs de biens locatifs sur la Métropole de Bordeaux jusqu'au Bassin d'Arcachon. Pour un investissement immobilier sur Pessac, nous avons rédigé un article détaillé.

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Questions réponses autour du fonctionnement d'une copropriété

Je suis propriétaire d'un appartement en copropriété à Gradignan géré par WIMMO. J’ai omis d’envoyer le décompte des charges relatives à la copro depuis 3 ans. Comment faire ?

Vous pouvez nous les envoyer. Et votre agence immo Pessac fait la régularisation même si des locataires sont partis. La jurisprudence ne sanctionne pas le retard mais il ne faut pas dépasser un délai de prescription de 3 ans.

Par contre, le locataire sera en droit de demander le paiement en douze fois et de demander une compensation financière au titre du préjudice subi, si la somme est importante et non prévisible.

Puis-je me faire représenter en assemblée générale ?

Bien entendu, il suffit pour cela de donner votre pouvoir (annexé à la convocation) à une personne de confiance (ami, voisin, votre gestionnaire locatif WIMMO…). Vous pouvez aussi l’envoyer au syndic qui le remettra lors de la réunion à un copropriétaire. Il est préférable de préciser sur ce pouvoir vos choix de vote.

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Témoignages de copropriétaires clients WIMMO

Eric et Nathalie B. : Nous faisons gérer trois appartements locatifs par l'agence WIMMO, au Bouscat, Talence et Pessac.

Nous avons eu de nombreux soucis avec celui de Pessac que nous avons acheté neuf à un promoteur immobilier.

L'agence immobilière WIMMO a su nous accompagner en assemblée générale pour faire changer le syndic, faire voter des résolutions de procédure contre le promoteur….. Leur aide lors de cette assemblée générale a été très utile à tous les copropriétaires.

M. Bernard D. : Je suis propriétaire d’un grand appartement à Bordeaux Bacalan. L’immeuble est géré par un syndic bénévole car il y a seulement 5 logements. WIMMO nous a, à plusieurs reprises, aidé dans les difficultés rencontrées avec un voisin qui ne payait pas ses charges et dégradait les parties communes de l'immeuble.

Mme Sandrine D. : J’ai confié la gestion de mon T3 en loi PINEL situé à Mérignac à WIMMO après l’avoir confié à une autre agence avec qui le contact était compliqué et qui était aussi le syndic de la copropriété.

Sans qu'on m'en informe, le logement avait eu de nombreuses infiltrations et mon ancien gestionnaire n’était pas intervenu. L'agence WIMMO de Pessac a tout repris en main et a lancé avec l’assureur dommage ouvrage plusieurs expertises. Tout est rentré dans l’ordre en 3 mois.

Leur conseiller immobilier a également fait les régularisations de charges auprès de mes locataires jamais faites auparavant. J’ai donc pu récupérer 240 euros.

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Voir les autres témoignages des clients WIMMO

https://www.agence-wimmo.fr/temoignages/bailleur

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Une piscine donne-t’elle de la valeur à votre logement ?

https://www.agence-wimmo.fr/achat-vente/une-piscine-donne-t-elle-de-la-valeur-a-votre-logement

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Comment choisir son gestionnaire locatif ?

https://www.agence-wimmo.fr/comment-choisir-son-gestionnaire

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Encore une question sur le fonctionnement copropriété ? Contactez un de nos conseillers immobiliers. 

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_{Bordeaux , Pont de Pierre}